SAP实施Roll out项目经验谈（一） (2008-12-23 10:11:30)
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本系列文章主要讨论在SAP实施Roll out项目中需要注意的事项，包括思路与项目管理，技术细节与数据两个部分。
本文讨论项目实施实施的思路与项目管理方面。
Roll out项目，本身在很多方面不同于全新的实施项目。它在很多方面受制于Global的实施思路和系统配置的影响。这种影响主要体现在以下几个方面。
第一，业务流程限制
与全新项目不同，Roll out项目的业务流程都是已经定好了的。实施的过程是一个把已有的业务流程复制到另一个子公司的过程。这就从根本上规定，业务流程实现方式必须以母公司为模板。尤其是跨公司交易的业务，公司间采购，跨公司销售等，更是必须遵从母公司的流程。
第二，数据分类限制
全新的项目可以根据公司的需要去定制统计分析模板，关键数据，特征字段等，都可以自行设计；但在Roll out项目中，不可避免地要受到母公司统计分析要求的制约。比如物料类型定义，涉及统计分析的字段内容定义如客户组，物料组等。CO模块更是有很多定义好的结构，是必须要严格遵从不能更改的。
第三，实施过程限制
全新的项目可以按照ASAP的方法论进行项目实施。但在Roll out项目里则不一定。根据签订合同内容的不同，实施的过程有可能会不同于全新项目。比如某个项目的Roll out合同规定，该Roll out项目必须完全拷贝母公司的流程，不允许有子公司个性化设置。在这种前提下，业务流程调研这一步的工作就几乎被忽略了，实施重点只是业务实现和培训。实施团队的任务不是根据子公司的实际业务制定流程，而是主要负责把母公司的流程介绍给子公司，子公司严格按既定的业务流程操作。
第四，法律法规限制
这一点在跨国公司roll out项目中尤其明显。各个国家法律法规不尽相同，从而导致公司业务流程不完全相同，这是显而易见的。比如税种不同，海关规定不同，甚至业务操作模式不同。这些都要在Roll out项目中予以充分的考虑。
第五，实施时间限制
一般来说，Roll out项目的实施时间都会比全新项目的实施时间短。常规的Roll out实施一般是三到四个月，而全新项目一般至少要六个月以上。
由于诸多类似限制的存在，我们在做Roll out项目时，要从项目实施思路的层次确立指导思想，在项目管理的层次严格落实。指导思想的正确是项目成功的前提。不要认为这是空话套话，象天朝官员讲话一样。事实上，指导思想绝对是项目实施中至关重要的一个环节。平时注意不到它，是因为它不大会出错。一旦指导思想出了偏差，项目离失败就不远了。这一点适用于全新的项目和Roll out项目。
第一，在母子公司之间确定主次。
各个企业结构不同，母公司对子公司的控制力度也不同。有些公司母公司控制力非常强，大权独揽，相对于子公司来说，是我叫你干啥你干啥，没叫你干的你就别干；另一些公司，相对松散，子公司相对拥有较大的自由度，除了关键问题，子公司具有“我说了算”的权力。在做Roll out项目的时候，确定公司间的这种主次关系是首要的任务。就本次实施任务来说，是子公司说了算，还是母公司说了算？这一点要在参与实施的各方之间达成共识。
在项目组织的架构上，如果以母公司为主，则项目经理应该是母公司的派出人员；在实施过程中，项目经理对子公司与项目相关的部分应该有相对较大的决定权。子公司项目参与人员更多的是被动的接受，而不是在某些需要做决定的有争议的部分，指手划脚。如果以子公司为主，则项目经理应该是子公司的人员，或者母公司派出人员。项目实施过程中更多地考虑子公司自身的业务，母公司已经设置好的流程等只是作为参照。
曾经有一个项目，母子公司之间在这一点上没有达成共识。母公司认为子公司应该以复制母公司现有流程为主，基本不考虑额外的需求。如果有困难要从流程改变上去解决；但母公司又没有派出项目经理，甚至没有人全程参与，仅仅依靠实施顾问方进行知识转移，阻力之大可想而知。子公司参与人员没有理性的期望值，对项目要求过高。这种项目注定是不成功的。可能不是失败的，但最终效果一定是不理想的。
第二，注重与母公司的沟通。
对于roll out项目来讲，不仅仅要在项目内部进行沟通管理，而且要在项目与母公司之间进行顺畅的沟通管理。项目组必须要建立项目与母公司顺畅的沟通渠道。实施过程中，不可避免地会需要与母公司进行各方面的沟通。特别是有CR提出来时，如果迟迟得不到解决，会大大地拖延项目进行，也会严重影响到项目人员的积极性。
值得一提的是，不论是母公司为主，还是子公司为主，母公司一定要有熟悉项目的人参与到子公司的实施过程中来。一个熟悉原始项目的参与者带来的效益，好过一堆文档。相信大家对这一点是认同的。囿于时间，资金等限制，几乎没有什么项目能够在文档上做到与项目实际进程齐头并进，保证文档是最新最准确的。除非是一个专门以交付文档为目的的项目。在这个前提下，原始项目参与者带来的知识就显得异常重要。而且，很多东西是无法写在文档中的，它只存在于人的大脑里。没有原始项目人员的参与，roll out项目实施过程中，就只能不断地通过电话邮件等方式与母公司联系。这对项目进行的效率影响是相当大的。尤其是跨国公司，加上时差原因，沟通效果就更大打折扣。
第三，适当降低期望值。
无论是在全新实施项目中，还是在roll out项目中，这一点都是相当重要的。如果客户对项目的期望值过高，实施起来就会难度重重。优秀的咨询顾问，应该知道如何帮助客户建立适当的期望值。迫于签单的压力，销售人员往往会有意无意地夸大系统的功能，给后来的实施埋下隐患。顾问进场后，很重要的一个任务就是要管理客户的期望值。
尤其是在roll out项目中，要先给客户定下调子，这个项目不可能有很多的自由度，或许有很多实际的业务流程无法在系统中满足，只能通过更改现有的操作习惯的方式来解决实际问题。在数据分类，跨公司业务等涉及到全球模板的方面，要想更改是很不容易的，除非有特别的理由。
当客户对系统能够实现的功能有了较为合理的定位时，项目推进过程中就会避免很多抱怨。客户的主要精力才会由压迫顾问做事，转向自我改良去适应全球模板要求。
这并不是敷衍客户。全球模板之所以能被推广，一般来说不会有什么根本性的缺陷。某个子公司的特殊需求，经过认真分析，大部分可以在全球模板中找到解决的方案。
第四，给予培训工作更多的重视。
对于全新的项目来讲，事前的流程讨论，业务蓝图的设置，需要用去很多的时间。这部分的工作做得越仔细，越认真，后续的系统实现和测试等就会越顺利。而在这整个过程中，关键用户都是全程参与的，无形之中他们已经学习了很多系统知识。同时，由于项目时间久，关键用户对系统的了解是由浅入深逐步进行的，会有时间去消化所学到的内容，后来的操作培训就会相对容易一些。
但对于roll out项目来讲，流程讨论部分其实是全球模板的介绍，仅对不符合实际业务的部分进行讨论和定义。由于时间短，关键用户没有太多的时间去理解系统的逻辑，对他们不可避免地要实行填鸭式培训，效果也相对差一些。常常是学了前面忘了后面。另一方面，由于系统功能已经经过原始项目的完整测试，一般来说在测试过程中出现的问题也少一些，关键用户通过测试发现问题，了解问题出现的原因的过程中，学到的知识也会相对较少。由此，培训工作在roll out项目中就要占据更大的比重。
第五，整理数据时注意全局性。
一般来说，roll out项目整理数据时，母公司的系统已经运行了一段时间。在数据的分类上，数据标准上，都已经有了现成的标准。更有许多物料供应商客户等数据，是母公司系统中已经存在的。因此在数据搜集和整理的过程中，要特别注意这一点。要过滤母公司已经存在的数据，新的数据定义，分类要与母公司保持一致。
从项目管理角度来说，要想避免冗余数据或者错误定义，应当由母公司对数据进行检查。但往往这是一个不可能的任务。因此，顾问应该对数据搜集投入一定的精力。这里又有一个矛盾。一般来说，数据搜集是客户的任务，顾问只提供模板，不参与实际的搜集整理过程。我认为，这是一个很不好的现象。数据是SAP系统运行的基础，如果数据做不好，系统的运行就不会令人满意。顾问作为系统专家，应该参与到数据搜集当中去。最好是在项目合同中就明确，顾问应该参与数据搜集整理，当然，咨询公司因此要得到一定的报酬。还要界定责任，顾问应当主动检查用户数据，并提出专业的意见。事实上，客户在搜集数据的过程中，也经常会向顾问请教。但是主动的参与和被动的指导，其效果肯定是大不一样的。这一点，不论是全新项目还是roll out项目都适用。
第六，上线切换注意关联交易。
上线时的切换工作方面，roll out项目和全新项目有一些不同。主要体现在跨公司业务方面。在子公司上线时，母公司往往已经运行了一段时间，且与子公司有业务往来。未清的跨公司交易业务如何处理？这是在roll out项目中要考虑的。在全新的项目中则不必考虑这一点，只需考虑到对客户，对供应商的未清业务即可。而公司间交易与外部客户和供应商显然有不同之处。
总之，roll out项目不同于全新项目，在项目管理的指导思想上，项目经理要区别对待，针对性地加强对相关环节的控制。
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